Nieuwe RefWorks - verzamel, organiseer, annoteer en citeer publicaties: Citeren in Microsoft Word

Wat is de RefWorks Citation Manager?

Dat is een Word add-in waarmee u RefWorks kunt gebruiken in Word. Het is de opvolger van Write-N-Cite. De Citation Manager werkt makkelijk en zonder veel klikken.

De Citation Manager werkt wel:

• in Word 2016, zowel Windows als Mac 
• op de virtuele werkplek van het UMCG (WOM) en de RUG (UWP)
• met de  nieuwe RefWorks en de  oude RefWorks (Legacy RefWorks)

De Citation Manager werkt niet:

• in Word 2010 en eerder

• Open Word en klik op het tabblad Insert
• Klik op: My Add-ins en kies RefWorks Citation Manager
  Staat de Citation Manager niet bij My Add-ins? Klik dan op: Store, zoek op RefWorks en klik op Install
• Log in met uw RefWorks-account en kies de juiste RefWorks-versie

​Plaats als volgt citaties op verschillende plaatsen in de tekst:

• Ga met de cursor op de plek staan waar u een citatie wilt toevoegen
• Klik op All References om uw mappen te zien. U kunt ook naar referenties zoeken via het Search veld
• Klik op Cite this om een citaat toe te voegen aan uw tekst op de plaats waar uw cursor zich bevindt. Of vink een paar artikelen aan en klik op Cite these.
• De literatuurlijst wordt automatisch toegevoegd en elke keer als u een nieuw citaat toevoegt wordt de bibliografie weer automatisch bijgewerkt. (U kunt de bibliografie naar een andere pagina verplaatsen met Invoegen > Pagina-einde)

Selecteer als volgt een uitvoerstijl naar keuze:

• Klik in de Citation Manager op het menu-icoontje:
• Kies Change citation style
• Zoek op naam van de stijl, bijvoorbeeld Vancouver
• Selecteer de stijl en klik op Update

Citatie in Word document vervangen

• Vervang één van de citaties in uw Word document door een andere citatie:
• klik op de citatie die u wilt wijzigen
• Selecteer een andere citatie via de Citation Manager en Cite this.
• Uw bibliografie wordt automatisch aangepast.
   

Citatie in Word document verwijderen

• Verwijder een citatie zoals u elke normale tekst in Word zou doen: markeer het citaat en gebruik de backspace of delete-toets.
• Klik op het menu-icoontje  en dan Update document. Hiermee wordt de verwijzing uit de bibliografie verwijderd.

• U hoeft geen bibliografie toe te voegen. RefWorks Citation Manager genereert de bibliografie automatisch aan het einde van uw Word-document, terwijl u citaties aan uw tekst toevoegt.
• Als u citaties verwijdert, moet u ze uit de bibliografie verwijderen door het menu-icoontje  te selecteren en op Update document te klikken.

Wat is Write-N-Cite?
Dat is de voorloper van de RefWorks Citation Manager. Het is een programmaatje dat er voor zorgt dat u RefWorks kunt gebruiken in Word. U installeert de plug-in eenmalig, waarna u een extra tabblad krijgt in Word, genaamd RefWorks. 

Write-N-Cite werkt wel: 

• in Word 2016 en eerder voor Windows
• op de virtuele werkplek van het UMCG (WOM)
• met de  nieuwe RefWorks en de  oude RefWorks (Legacy RefWorks)

Write-N-Cite werkt niet:

• op de virtuele werkplek van de RUG (UWP), 
• in Word 2016 voor Mac
  

Installeren binnen het UMCG/de RUG

Wilt u op uw RUG- of UMCG-computer werken met RefWorks in Word? Dan kunt u RefWorks als volgt aan Word toevoegen:

• UMCG-computer

  • Als er in de menubalk in Word geen tabblad RefWorks te zien is, vraag dan de functioneel beheerder van uw afdeling om het te laten toevoegen
    ​
  • Via het RefWorks tabblad kunt u inloggen met uw RefWorks-account

• RUG-computer: 

  • Sluit Word af
     
  • Ga naar het Start menu op uw computer
     
  • Kies All Programs
     
  • Selecteer: Library Services > Reference Management > RefWorks > Write-N-Cite 4.2. ('Security Alerts' kunt u negeren.) ​

Inloggen

Let op:  De eerste keer dat u de RefWorks plug-in opstart heeft u internettoegang nodig om in te kunnen loggen in uw RefWorks-bibliotheek en dat te synchroniseren met de plug-in.

Tip:  In de meeste gevallen hoeft u niet uit te loggen bij de plug-in als u het niet gebruikt. Alleen als u Write-N-Cite gebruikt op een openbare computer zonder persoonlijke login kunt u beter uitloggen als u klaar bent.

Inloggen bij de plug-in:

1. Klik op het RefWorks tabblad in Word. 

2. Klik op Log In.

 3. Typ uw RUG- of UMCG-emailadres en uw RefWorks-wachtwoord en klik op Login. 

Stap 2.  Selecteer een uitvoerstijl

Het eerste dat u misschien wilt doen is het selecteren van een uitvoerstijl voor uw document.  Alle citaties, voetnoten en uw bibliografie worden dan weergegeven in de geselecteerde stijl terwijl u verder schrijft aan uw paper. U kunt de stijl altijd tussentijds wijzigen als u wilt.

1. Klik op Style. U ziet dan een lijst van de recent gebruikte stijlen.

2. Selecteer een stijl.

3. U kunt ieder moment de stijl weer wijzigen door een andere stijl te selecteren. Via Select Other Style onderaan de lijst kunt u meer stijlen zien.


Zit de stijl die u wilt er niet bij? Ga dan naar RefWorks en voeg een nieuwe stijl toe, die u eventueel kunt aanpassen aan uw wensen:

• Klik in RefWorks op het Create Bibliography icoontje  
• Klik op Citation Style Editor
• Zoek op de naam van de stijl, bijvoorbeeld: Vancouver
• U kunt nog iets wijzigen, maar dat hoeft niet. Klik op Save a copy
• U kunt een andere naam geven, maar dat hoeft niet
• ​De stijl is nu te vinden onder My Styles in RefWorks
• Klik nu in Write-N-Cite in Word op Sync my database om de stijl ook hier te zien:
  ​
  ​

Voeg citaties en een bibliografie toe aan uw paper

Let op: eerst synchroniseren!  Misschien moet u eerst uw RefWorks-bibliotheek synchroniseren met Write-N-Cite als u kortgeleden items heeft toegevoegd die u wilt gebruiken in uw paper.  Klik op het Sync my database icoontje om de nieuwe of gewijzigde items toe te voegen.

Voeg een citatie aan uw tekst toe:

1. Klik op de Insert Citation en Insert New optie om het 'Insert/Edit' schermpje te openen. Als u eerder Write-N-Cite gebruikt hebt, dan ziet u recent geselecteerde citaties al vermeld staan boven de Insert New optie.  U kunt een citatie in het lijstje selecteren of u bekijkt al uw referenties via de Insert New optie. 
   
    
2. In het Insert/Edit Citation schermpje kunt u items bekijken per collectie (folder) of door te zoeken. De zoekbox doorzoekt ieder veld.

Tip: Gebruik de horizontale schuifbalk om de hele titel te zien.  Klik op de rechter muisknop op een item en selecteer Show Full Reference Detail om van een item alle gegevens te bekijken (alleen document-bijlages zijn niet te zien).

 
Bekijk de volledige referentie:

3.  Klik op het item dat u wilt toevoegen aan uw tekst. U krijgt een preview te zien van de citatie, opgemaakt in uw huidige uitvoerstijl 

Tip:  Voeg meer referenties toe aan de citatie met het plus-icoontje, verwijder ze met het min-icoontje, of verander de volgorde met de pijltjes in het Compose Citation-veld.

4. Klik op OK om de citatie toe te voegen aan uw tekst.

5. Om een voetnoot toe te voegen in plaats van een citatie in de tekst, selecteer dan Make Footnote onder Edit References.  Als u eenmaal een voetnoot hebt gemaakt en op OK hebt geklikt, is het niet meer mogelijk om dit weer te veranderen in een citatie in de tekst. Maar u kunt natuurlijk altijd een nieuwe citatie aanmaken.

6. U kunt een bibliografie toevoegen aan uw paper terwijl u aan het schrijven bent. Klik op Bibliography Options, Insert Bibliography.  Let op: de bibliografie wordt toegevoegd op de plek waar uw cursor staat.

U kunt klikken op Remove Bibliography om de bibliografie te verwijderen of opnieuw te plaatsen als u de locatie wilt toevoegen.

Eén citaat uit een rijtje van meerdere verwijderen:

• Plaats uw cursor op de citatie in de tekst.
• Dubbelklik op het citaat. Er opent nu een schermpje 'Insert/Edit Citation'
• Klik onder het kopje 'Compose Citation' op de referentie die u wilt verwijderen
• Verwijder de referentie met het min-icoontje 
• Klik op OK. De bibliografie wordt automatisch bijgewerkt

Het volledige citaat verwijderen

Het Insert/Edit-schermpje kan in dit geval niet worden gebruikt

• Selecteer de citatie in de tekst en verwijder deze zoals u met andere tekst zou doen (CTRL-Del)
• U moet de bibliografie bijwerken door op Reapply Output Style te klikken​

Na een rare actie zet Word de RefWorks plug-in wel eens uit. Dat gebeurt bijvoorbeeld als u met meerdere RefWorks-accounts in een Word-document inlogt of als er meerdere versies van de plug-in op de PC geïnstalleerd zijn. Het tabblad RefWorks verdwijnt dan uit Word.

RefWorks weer aan Word toevoegen 

Ga in Word naar:

• File > Options > Add-ins (in de Nederlandse versie is dat: Bestand > Opties > Invoegtoepassingen)

Als Write-N-Cite daar vermeld staat bij Disabled Application Add-ins dan kunt u dat ongedaan maken via: 

• Manage: > selecteer in het uitklapmenu Disabled items en klik op Go 
• selecteer de plug-in Write-N-Cite en klik op Enable

Foutmelding Windows of MS Office

De nieuwste downloadversie van de plug-in Write-n-Cite (4.4.1376) werkt niet bij sommige combinaties van Windows en Microsoft Office. Zie onderstaande ‘compatibility chart’ voor de versies van Windows en Office die problemen opleveren.

Gelukkig is er een alternatief beschikbaar. De vorige versie van Write-n-Cite 4 (versie 4.4.1272) zou het wel moeten doen bij de meeste combinaties van Windows en Office (behalve Office 2016). Hieronder is Write-n-Cite versie 4.4.1272 te downloaden: