Skip to main content

Publish Open Access - the agreements with publishers: Act on Acceptance

Everything you always wanted to know about open access

Act on Acceptance

This new CMB service makes it easier for authors to publish their articles open access (in particular hybrid and green).

In short: The author sends the acceptance email (including the accepted version of the manuscript (in Word or pdf format) to the CMB (actonacceptance@umcg.nl).
By return,

  • the author receives information that states whether the article can be published open access free of charge or with a significant discount (called: 'deals'). If a discount is possible, the concomitant publisher's workflow will be included.
  • If such a deal does not exist, and the author decides not to pay for the open access costs, the CMB will push the publication in our Pure repository, green open access. The library will check the copyright and place an embargo on the article if necessary.

In the box below you can find the publisher's workflow ('how does it work') and other details about the deals.

Publisher workflow

Please choose one of the publishers to see information about the open access workflow and the open access deals.

NLD 2017-2021
Alle nieuwe artikelen in 57 tijdschriften kunnen zonder kosten worden gepubliceerd.

Hoe werkt het?

  • De corresponderende auteur moet bij indienen de juiste instellingsnaam gebruiken via het drop-down menu.
  • Gebruik het emailadres van de instelling.
  • Als een artikel is geaccepteerd ontvangt de corresponderende auteur een ACS Author Choice Open Access Licence CC-BY-NC-ND.
  • Is er iets mis gegaan? Neem contact op met uw contactpersoon! Tot drie maanden na acceptatie kunnen zij ervoor zorgen dat de publicatie alsnog open access wordt.


ENG  2017-2021
All new articles in 57 journals are published open, without costs to the author.

How does it work?

  • At submission, the corresponding author must select the institution and use the email address of that institution.
  • Authors whose articles are accepted by ACS, will be automatically granted an ACS Author Choice Open Access Licence CC-BY-NC-ND.​
  • ​If an author does not use an email address of his/her institution, or does not pick the proper institution from the drop down list, the article will not be published open access.​
  • Did something go wrong or do you want to make an already published article open access? Contact your open access liaison ​for support. You will be able to request the article to be published in open access up until three months after acceptance.

For support: contact openaccess@umcg.nl

 
NL
Hoe werkt het?

Om te worden herkend als lid en een korting te ontvangen, dient u uw artikel altijd in te sturen  

  • vanaf een UMCG- of RUG-computer
  • én gebruik te maken van uw UMCG e-mailadres

Let op: u hoeft geen code in te voeren bij het indienen van uw manuscript, selecteer het UMCG in het keuzemenu. Dit vervolgkeuzemenu wordt alleen weergegeven op een UMCG- of RUG-computer.


ENG
How does it work?
To be recognized as a member and receive a discount, always submit your article using a 
  • UMCG or RUG computer 
  • ánd your UMCG email address!

Note: You don't have to enter a code when submitting your manuscript, just select the UMCG in the drop-down menu. This drop-down menu is only displayed on a UMCG or RUG computer.

For support: contact openaccess@umcg.nl

NL 2019-2021
Auteurs van drie universiteiten publiceren kosteloos open access in 64 tijdschriften van deze uitgever.
Hoe werkt het?

  • Gebruik bij het indienen het mailadres van de instelling en doe dit bij voorkeur ook vanuit het instellingsnetwerk.
  • Selecteer tijdens het indienen de juiste affiliatie (universiteit) in het drop down menu.
  • Na verificatie van de affiliatie door BMJ wordt het ingediende artikel bij acceptatie aangemerkt voor kosteloos open access.

 

ENG 2019-2021
Authors of three universities can publish open access in 64 journals of this publisher without any costs.
How does it work?

  • Use your institutional email address during submission and do this preferably from the institutional network.
  • Use the drop down menu to select your affiliation (university).
  • Once BMJ has verified the affiliation the article will be open access without any costs upon acceptance.

For support: contact openaccess@umcg.nl

NL 2020-2021
De eerste 50 artikelen worden zonder kosten open access gepubliceerd. Voor de volgende geldt een korting.
Hoe werkt het?

  • De corresponderende auteur maakt bij het indienen de juiste affiliatie kenbaar. Gebruik bij voorkeur ook het mailadres van de instelling. 
  • Na acceptatie wordt het artikel kosteloos open access gepubliceerd. 
  • Auteurs kunnen een verzoek ook kenbaar maken via brillopen@brill.com.


ENG 2020-2021
Free publishing for the first 50 articles and discount from the 51st onwards.
How does it work?

  • Use your institutional email address and institutional network during submission. Make clear that you are affiliated with an eligible institute.
  • The article will be published open access after acceptance without any costs.
  • Another possibility is contacting Brill directly at brillopen@brill.com to request to make a publication open access.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support

NL 2017-2020
Deze deal geldt voor zowel hybride als volledige open access tijdschriften.
Hoe werkt het?

  • Gebruik het emailadres van de instelling.
  • Na acceptatie van het artikel geeft de corresponderende auteur aan dat hij/zij is geaffilieerd met een van de deelnemende universiteiten.
  • Er verschijnt een ‘Apply Discount button’.
  • Door hierop te klikken wordt het artikel in open access gepubliceerd zonder kosten.


ENG 2017-2020
Hybrid as well as full open access journals are included in this deal.
How does it work?

  • Corresponding authors must use their institutional email address during submission.
  • After an article has been accepted, the corresponding author may indicate under which affiliation he/she submitted the article; CUP will know that the author is entitled to remission.
  • The “Apply Discount” button will appear
  • Click on this 'Apply Discount' button to confirm open access publication for free.

For support: contact openaccess@umcg.nl

NL 01/01 - 30/04 2020
Geen publicatiekosten voor Nederlandse auteurs in meer dan 2000 “hybride” en full OA tijdschriften.
Hoe werkt het?

  • Geef in de workflowmodule aan dat uw onderzoek is gedaan aan een Nederlandse universiteit. Kies 'University Medical Center Groningen'. Als deze niet wordt getoond kies dan 'Academic Medical Center Groningen' or 'University of Groningen'
  • Geef als laatste aan dat u kiest voor een CC-BY licentie.
  • Zie de workflow documentatie voor nadere uitleg. deze wordt nog aangepast door Elsevier
  • Vervolgens kiest u voor de optie Gold Open Access.

 

ENG 01/01 - 30/04 2020
No publishing costs for Dutch authors in more than 2000 "hybrid" and full open access journals.
How does it work?

  • Indicate in the workflow module that your research was conducted at a Dutch university. Choose 'University Medical Center Groningen'. If not shown in the menu, select 'Academic Medical Center Groningen' or 'University of Groningen'
  • Indicate that you opt for a CC-BY license.
  • See the workflow documentation for further explanation.
  • Then choose the Gold Open Access option.
 

Contact openaccess@umcg.nl​ for support

NL 2019-2020
Met een voucher kan gratis 1x open access worden gepubliceerd in zowel hybride als volledige open access tijdschriften.
Hoe werkt het?

  • Een auteur, in de rol van corresponderende auteur, kan voor de acceptatie van zijn/haar artikel contact opnemen met de open access contactpersoon van de eigen instelling.
  • Deze contactpersoon vraagt bij Emerald accountmanager Sonja Spretis om een open access voucher. Emerald toont in Partnership open access of het maximaal aantal vouchers vergeven is.
  • Emerald maakt een open access bericht zichtbaar in Publishing services.
  • De Emerald open access workflow in visuele vorm.

 

ENG 2019-2020
Vouchers can be used for publication in open access of one article in all journals issued by Emerald. The vouchers are valid for hybrid as well as full open access journals.
How does it work?

  • Upon submission corresponding authors are required to indicate that they want to make their article open access via a mandatory yes/no question.
  • Eligible authors are identified by their institutional email address or ORCID.
  • A list of the eligible institutions can be found on Emerald’s Open Access Partnerships page.
  • Further information on Emerald’s open access workflow can be found here.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support.

NL 2020-2022
Corresponderende auteurs van vier universiteiten kunnen kosteloos open access publiceren in 42 hybride tijdschriften van deze uitgever.
Hoe werkt het?

  • Gebruik bij het indienen bij voorkeur het mailadres van de instelling en maak de juiste affiliatie kenbaar.
  • IOP Publishing identificeert artikelen van corresponderende auteurs die voor de regeling in aanmerking komen tijdens het peer review proces
  • Geïdentificeerde artikelen worden automatisch open access gepubliceerd met een CC-BY licentie.
  • Artikelen die onder het abonnementsmodel worden gepubliceerd, kunnen – als ze er onder de regeling voor in aanmerking komen – achteraf alsnog open gemaakt worden op verzoek van de auteur.

 

ENG 2020-2022
Corresponding authors of four universities can publish open access without any costs in 42 hybrid journals of this publisher.
How does it work?

  • Use preferably your institutional email address and correct affiliation during submission
  • IOP Publishing will identify articles from eligible corresponding authors during the peer review process.
  • Articles will be published automatically open access with a CC-BY license.
  • Articles published on a subscription basis, but subsequently identified as eligible can be published open access retrospectively on request of the author.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support.

NL 2019-2021
Kosteloos open access publiceren in alle hybride en full open access titels van IOS Press.
Hoe werkt het?

  • Gebruik tijdens indienen het emailadres van de instelling en doe dit bij voorkeur vanuit het instellingsnetwerk. Maak duidelijk de affiliatie kenbaar
  • Om er zeker van te zijn dat je open access verzoek niet wordt gemist in de workflow van IOS Press, adviseren we je om een mailbericht (bij voorkeur vanaf een instellings-mailadres) te sturen naar authorfees@iospress.nl. Vermeld in de email-tekst het ‘article reference number’ van de indiening, de naam van je geaffilieerde instelling en zet 'NL Agreement' in de onderwerpsregel.
  • Geaccepteerde artikelen worden 'by default' open access gepubliceerd onder een CC-BY-NC.

 

ENG 2019-2021
Publish open access without any costs in all hybrid and full open access journals from IOS Press.
How does it work?

  • Use your institutional email address and institutional network during submission. Make your affiliation clear.
  • To be sure that your open access request is not missed in the workflow of IOS Press, you are requested to send an email (preferably from your institutional email address) to: authorfees@iospress.nl. Please state the article reference number of your submission, the eligible institution you are affiliated with, and include 'NL Agreement' In the subject line of the email.
  • When articles are accepted for publishing, open access is the default option. Articles will be published as pen access under a CC-BY-NC 4.0.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support

NL 2019-2021
In alle tijdschriften is publiceren gratis voor auteurs van 10 Nederlandse universiteiten.
Hoe werkt het?

  • Verificatie moet gebeuren door de deelnemende instellingen binnen 3 dagen nadat Karger hen een mail stuurt.
  • De auteur geeft automatisch een licentie voor CC-NC-ND 4.0 aan de uitgever.

 

ENG 2019-2021
No publishing fee in all journals for authors of 10 Dutch universities.
How does it work?

  • Verification must be done by the participating institutions within three days after Kargers sends them a mail.
  • Authors automatically give a CC-NC-ND 4.0.license.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support.

NL 2017-2020
'waiver code' beschikbaar om in meer dan 200 hybride tijdschriften te publiceren

Hoe werkt het?

  • Gebruik bij het indienen van het manuscript het emailadres van de instelling.
  • Bij de acceptatie van het artikel wordt de auteur door LWW verzocht via de contactpersoon van de CMB een APC-'waiver code' aan te vragen. Deze code kan gebruikt worden in het betalingssysteem van LWW waardoor men zonder kosten open access kan publiceren.
  • Let op: De overeenkomst geldt voor de volgende typen publicaties:  Original and review articles, systematic reviews, meta-analysis, full case reports en series.


ENG 2017-2020
Waiver codes for more than 200 hybrid LWW journals.
How does it work?

  • LWW will recognize the corresponding author as a researcher of a Dutch university, based on e-mail affiliation; authors should therefore use their institutional email address.
  • Once the article is accepted for publication, the author is requested by LWW to request an APC waiver code via the CMB contact. This code can be used in the LWW payment system, which allows you to publish open access free of charge.
  • The agreement covers: Original and review articles, systematic reviews, meta-analysis, full case reports and series.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support.

NL 2019-2020
De open access afspraken zijn gemaakt voor 2019 en 2020 voor circa 322 hybride tijdschriften van OUP.
Hoe werkt het?

  • De corresponderende auteur logt met zijn account in op Author Services van OUP.
  • Na acceptatie van het artikel kiest hij via OUP’s online licensing and payment system, Author Services voor een open access licentie.
  • Door te kiezen voor refer charges zorgt u ervoor dat de kosten worden betaald door het pre-payment account van de Nederlandse universiteiten.
  • De universiteit waarmee de corresponderende auteur geaffilieerd is moet het verzoek goedkeuren.

 

ENG 2019-2020
The agreement for publishing in open access is put into action for 2019 and 2020 for around 322 hybrid journals of OUP.
How does it work?

  • The corresponding author logs on to Author Services of OUP with his personal credentials.
  • After acceptance of the article he chooses via OUP’s online licensing and payment system, Author Services for an open access license.
  • By then choosing for refer charges you make sure that the costs will be paid by the pre-payment account of the Dutch universities.
  • The university to which the corresponding author is affiliated has to approve this request.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support.

NL 2019-2020
De overeenkomst geldt vanaf 1 januari 2019 voor 37 hybride tijdschriften
Hoe werkt het?

  • Gebruik het emailadres van de eigen instelling!
  • De auteur van een geaccepteerde publicatie krijgt een email met daarin een link naar het RSC licentie-systeem.
  • Op deze pagina vind je alle informatie over de publicatie die bij het submitten is doorgegeven. Deze informatie kun je op dat moment niet wijzigen. Dat kan wel later in het correctieproces.
  • Als je op ‘Start’ klikt, wordt je automatisch geïdentificeerd als een auteur van een instelling die een Read and Publish overeenkomt met RSC heeft. Dat gebeurt op basis van je institutionele email adres.
  • Je komt dan op een pagina waarop je kunt kiezen voor ‘Standard publication’ of ‘Gold open access publication’. Kies hier voor ‘Gold open access publication’. Doe je dat per ongeluk niet, dan wordt je er in een pop-up op gewezen dat de universiteit de mogelijkheid voor open access publiceren zonder extra kosten voor je geregeld heeft. Op de pagina zie je bedragen; daar hoef je geen rekening mee te houden. Deze kosten komen te vervallen..
  • In de volgende stap kun je kiezen uit twee Creative Commons Licenties (CC-BY of CC-BY-NC). Kies voor CC-BY.
  • Vergeet niet om akkoord te gaan met de voorwaarden van de gekozen licentie.
  • Je krijgt dan een bevestiging dat je instelling al betaald heeft voor de Author Processing Charges (APC).
  • Daarna krijg je een overzichtspagina op je scherm met alle gegevens die je hebt verstrekt.
  • Door te klikken op ‘Confirm and Finish’ rond je het proces af.
  • Zie de workflow documentatie ter verduidelijking.

ENG 2019-2020
The agreement applies from 1 January 2019 for 37 hybrid open access journals. 
How does it work?

  • Use the email address of your own institution!
  • The author of an accepted article will receive an email with a link to the RSC license system.
  • On this page you will find all information about the publication that was submitted when submitting. You cannot change this information at this time. That is possible later in the production process.
  • If you click on "Start", you will automatically be identified as an author of an institution that has a Read and Publish that corresponds to RSC. This is done based on your institutional email address.
  • You will then be taken to a page on which you can choose either "Standard publication" or "Gold open access publication". Choose "Gold open access publication" here. If you don't, you will be informed in a pop-up that the university has arranged an open access publishing option for you at no extra cost. On the page you will see costs; you don't have to take these into account. These costs are waived.
  • In the next step you can choose from two Creative Commons Licenses (CC-BY or CC-BY-NC). Choose CC-BY.
  • Do not forget to agree to the terms of the chosen license.
  • You will then receive a confirmation that your institution has already paid for the Article Processing Charges (APC).
  • You will then see an overview page on your screen with all the information you have provided.
  • You click on "Confirm and Finish" to complete the process
  • See the workflow documentation for explanation.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support

NL 2020-2021
Zonder kosten publiceren in ruim 700 tijdschriften.
Hoe werkt het?

  • De corresponderende auteur maakt gebruikt van het mailadres van de instelling, op basis hiervan wordt een publicatie aangemerkt voor korting.
  • Na acceptatie van het artikel voor publicatie in een SAGE Choice journal ontvangt de corresponderende auteur een mail van SAGE met het verzoek een formulier in te vullen en dit per ommegaande te retourneren. Op het formulier wordt om een code gevraagd, maar die hoeft niet te worden ingevuld.
  • Alleen wanneer SAGE het formulier tijdig ontvangt, wordt het artikel zonder kosten open access gemaakt.
  • Neem contact op met de bibliotheek om via SAGE toestemming aan te vragen voor de 100% korting in een van de 40 SAGE choice journals van de societies.
  • Voor het aanvragen van de 20% korting voor publicatie in de Pure Gold access journals van SAGE is wél een speciale code nodig. Deze kan van te voren worden aanvraagd bij de bibliotheek. De code wordt door SAGE gevraagd op het moment van betaling van de APC. Afhankelijk van het tijdschrift moet de auteur de betalings-email beantwoorden met de code onder vermelding van de VSNU-overeenkomst of, als het systeem het toelaat, de code invoeren in het betaalsysteem en zo automatisch de code aanvragen. Na publicatie kan de korting niet meer geclaimd worden.


ENG 2020-2021
Publish without costs in over 700 journals.
How does it work?

  • Sage will recognize the corresponding author as a researcher of a Dutch university, based on e-mail affiliation. Authors should therefore use their institutional email address.
  • Upon acceptance of the article for publication in a SAGE Choice journal, the corresponding author receives an email from SAGE with the request to complete a form and return it immediately. The publisher will send you a personal message with a request to fill out a form and send it by return mail. The article is made open access without cost if SAGE receives the form in a timely manner. The form asks for a code, but you do not have to fill it out. Articles cannot be made open access after publication.
  • Contact your library to ask SAGE for permission to publish without any costs in one of the 40 SAGE Open Choice journals of the societies.
  • To request the 20% discount for publication in SAGE's Pure Gold Access Journal, a special code is required. You can ask your library for this code. The code is requested at the time of payment of the APC. Depending on the journal, the author must answer the payment email with the code stating the VSNU agreement or, if the system allows, enter the code into the payment system and automatically apply the code. After publication, the discount can no longer be claimed.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support

NL 2018-2021
Zonder kosten publiceren in ca. 1.850 tijdschriften.
Hoe werkt het?

  • Kies na accepteren van het artikel in het uitklapmenu ‘Special Affiliation’ de instelling waaraan u verbonden bent en ga akkoord met de auteursrecht- en licentievoorwaarden.   
  • De gekozen instelling verifieert of u inderdaad verbonden bent.
  • !!! De overeenkomst is van toepassing op maximaal 2.080 artikelen. !!!


ENG 2018-2020
Publishing in 1,850 journals at no cost to the author.
How does it work?

  • At article acceptance you will be asked to confirm your affiliation by choosing it in the “Special Affiliation” drop-down menu and agree to the open access copyright and license terms.
  • The selected institute will verify your affiliation.
  • !!! There is a maximum of 2,080 items!!!

 

Contact openaccess@umcg.nl​ for support.

NL 2018-2020
Zonder kosten publiceren in 2.300 hybride tijdschriften, met een CC-licentie naar keuze.
Hoe werkt het?

  • Nadat de uitgever het artikel heeft geaccepteerd voor publicatie, nodigt ze de corresponderende auteur via e-mail uit om gebruik te maken van deze overeenkomst.
  • Om van deze overeenkomst gebruik te maken, moet de auteur "Mijn organisatie" kiezen als betaler. 
  • Selecteer vervolgens de instelling in de vervolgkeuzelijst (het is belangrijk dat u deze niet intypt) - alle relevante kortingen worden toegepast. 
  • Kies een geschikte Creative Commons licentie. Wij adviseren om CC BY 4.0 te kiezen.

ENG 2018-2020
Free of charge publishing in 2,300 hybrid journals, under the CC-license of your choice.
How does it work?

  • After the publisher has accepted the paper, he will invite the corresponding author to publish in open access.
  • In order to raise an APC with VSNU waiver, author need to choose "My Organisation" as the payer
  • Then select the institution in the drop down (it's important that don't free type it) - all relevant discounts will be applied if they are eligible.
  • Select the Creative Commons license of your choice.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support

NL 2016-2020
Deze uitgever geeft 25% korting op het normale open access publicatietarief voor 52 tijdschriften voor de universiteiten van Leiden, Groningen, Amsterdam (UvA), Eindhoven and Maastricht..
Hoe werkt het?

  • Stuur het ingevulde formulier dat bij de betreffende universiteit hoort, in en stuur het tesamen met het manuscript naar de uitgever.


ENG 2016-2020
The agreement is valid for 52 journals for the universities of Leiden, Groningen, Amsterdam (UvA), Eindhoven and Maastricht.
How does it work?

  • Fill in the form connected to your university and send it to the publisher, together with the manuscript.
     

Contact openaccess@umcg.nl​ for support.

NL 2020-2022
Artikelen zonder kosten open access publiceren in 305 hybride tijdschriften en met 20% korting publiceren in de 110 full open access tijdschriften van Walter de Gruyter.
Hoe werkt het?

  • Walter de Gruyter maakt gebruik van het CCC RightsLink platform.
  • Corresponderende auteurs moeten bij indienen gebruikmaken van het e-mailadres van de instelling.
  • Kies voor de open access optie en een melding verschijnt dat de APC wordt betaald door de instelling.
  • Het artikel wordt na acceptatie open access gepubliceerd met een CC-BY licentie.


ENG 2020-2022
Publish your article open access without any cost in 305 hybrid journals and with a 20% discount in the full open access journals from Walter de Gruyter.
How does it work?

  • Walter de Gruyter uses the CCC RightsLink platform
  • Corresponding authors have to use their institutional email address during submission.
  • After choosing the open access option a notification will tell you that the APC is covered by your institution.
  • The article will be published open access with a CC-BY license after acceptance.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support.

NL 2016-2020
Deze deal geldt voor 1.400 hybride tijdschriften.
Hoe werkt het?

  • Nadat de uitgever uw artikel heeft geaccepteerd, log in op Wiley Author Services (eventueel eerst registreren met het correcte emailadres). Op uw ‘Author Dashboard’ in Author Services, klik op ‘Order OnlineOpen’. Wanneer het verzoek is goedgekeurd, ontvangt u een bevestiging via e-mail.
  • Gebruik in alle communicatie en tijdens het submitting proces met Wiley het emailadres van uw instelling. Wiley detecteert hierop automatisch of u voor deze regeling in aanmerking komt. Tijdens het proces van indienen krijgt u op die manier meermaals de meldingen die voor u van toepassing zijn om de publicatie open access te maken.
  • Hier vindt u de work flow documentatie voor verdere uitleg
  • !!! Selecteer NIET "UMCG" als primaire aansluiting. Selecteer in plaats daarvan "Rijksuniversiteit Groningen" en voeg als secundaire keuze het "UMCG" toe !!!
  • Niet alle Wiley tijdschriften gebruiken deze workflow. In dit overzicht vindt u de tijdschriften die daarvan afwijken. Neem contact op met de contactpersoon van de CMB als het niet duidelijk is.


ENG 2016-2020
This deal applies to 1,400 hybrid journals.
How does it work?

  • Once your article is accepted, register or log-in to Wiley Author Services. On your Author Dashboard in Author Services, click ‘Order OnlineOpen’. If your request is approved, you will receive a confirmation mail.
  • Use the email address of your institution at any time when having contact with Wiley and during the submitting process. Wiley uses this address to detect if you are eligible for this deal. In doing so during the submitting process you will get the information you need to make the publication available in open access without additional costs.​
  • Further information regarding the work flow can be foud here.
  • !!! Do NOT select “UMCG” as a primary affiliation. Instead, select as affiliation "University of Groningen" and as a secondary choice, add "UMCG" !!!

  • Indicate the UG/UMCG as the funder to cover the APCs.

  • Some Wiley journals use a different workflow. Please contact the CMB contact person in case you need more information.

Contact openaccess@umcg.nl​ for support.